Die elektronische Dokumentation

Grundsätzliches zur Dokumentation

Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat Versorgungsinhalte für das DMP Asthma bronchiale und COPD definiert. Diese Versorgungsinhalte sollen die Grundlage Ihrer ärztlichen Therapie sein und durch Sie umgesetzt werden. Ob das möglich ist, entscheiden Sie aufgrund Ihrer medizinischen Erfahrung und vor dem Hintergrund des individuellen Krankheitsgeschehens Ihrer Patientin. Auf Basis dieser Versorgungsinhalte hat der G-BA Dokumentationen erstellt.

Disease-Management-Programme setzen auf eine strukturierte, koordinierte und sektorenübergreifende Behandlung der betroffenen Patientinnen. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von standardisierten Daten ist für diesen Zweck unumgänglich. Die standardisierte und strukturierte elektronische Dokumentation ist daher ein Kernelement im DMP. Sie ist die Grundlage für die Informations- und Steuerungsprozesse im Programm und Basis für die Erstellung der Arzt-Feedbackberichte und die wissenschaftliche Evaluation der Programme. Darüber hinaus dient sie als Informationsspeicher für Arzt und Patientin und als Grundlage für die Vereinbarung von Behandlungszielen. Die vollständige und plausible Eintragung der Daten ist daher überaus wichtig und für die Patientin und alle mitbehandelnden Ärzte von Vorteil.

Bitte händigen Sie der Patientin immer ihr Dokumentationsexemplar aus (Ausdruck der elektronischen Dokumentation). Dadurch wird die Patientin noch aktiver in die Behandlung eingebunden und ihre Motivation gestärkt.

 

Arten der Dokumentation

Zur Dokumentation im DMP Asthma bronchiale und COPD gehören:

  • Erstdokumentation (immer in Verbindung mit einer Teilnahme-/Einwilligungserklärung)
  • Folgedokumentation

Bezogen auf das operative Vorgehen wird zwischen einer sogenannten präoperativen sowie einer postoperativen Einschreibung unterschieden. Demzufolge muss für die Einschreibung entweder eine

  • präoperative Erstdokumentation und eine ergänzende postoperative Erstdokumentation oder eine
  • postoperative Erstdokumentation

erstellt werden.

 

 

Erstellen der Dokumentation

Eine Erstdokumentation (mit aktueller Teilnahme- und Einwilligungserklärung) ist immer erforderlich, wenn die Patientin

  • während ihrer DMP-Teilnahme die Krankenkasse gewechselt hat oder
  • zum ersten Mal in Westfalen-Lippe in das betreffende DMP eingeschrieben wird oder
  • von der Krankenkasse aus dem betreffenden DMP ausgeschrieben wurde (z. B. aufgrund von zwei aufeinanderfolgend fehlenden Folgedokumentationen) und sie wieder am selben DMP teilnehmen möchte.

Eine Folgedokumentation ist in allen anderen Fällen erforderlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Patientin während ihrer DMP-Teilnahme den koordinierenden Arzt gewechselt hat.

Die für die Dokumentation geltenden Vorgaben sind in der DMP-Richtlinie auf den Seiten 31f (Asthma Bronchiale) bzw. 44f (COPD) festgeschrieben.

Kontaktdaten der Datenstelle:
DAVASO GmbH
Sommerfelder Straße 120
​04316 Leipzig

 

 

Übermittlung der Dokumentationen

Bitte erstellen Sie die Dokumentationen so früh wie möglich im Quartal und leiten Sie die vollständigen und plausiblen Erst- und Folgedokumentationen online (mit gesicherter Datenleitung oder per E-Mail) möglichst umgehend an die Datenstelle. Hierfür steht Ihnen eine Frist bis spätestens 52 Tage nach Ende des entsprechenden Quartals zur Verfügung (letzter Quartalstag plus 10 Tage Übermittlungsfrist plus 6 Wochen Korrekturfrist). Danach ist eine Dokumentation unwiederbringlich verfristet. Sämtliche Reminderprozesse und auch Ihre Vergütung laufen jedoch einfacher und sicherer ab, wenn die Dokumentationen bereits Mitte des Quartals in der Datenstelle vorliegen. Nur im äußersten Fall sollten Sie die Frist für den Eingang der Daten in der Datenstelle voll ausschöpfen.

Die Erstellung der Dokumentation muss (per Behandlungsdatum im Datensatz (= service tmr)) unbedingt aus dem jeweiligen Quartal stammen, um auch für dieses Quartal gültig zu sein.

 

 

Aufbewahrungsfrist der Dokumentationen in der Arztpraxis

Bitte archivieren Sie die Dokumentationsdaten (z. B. durch Speicherung der E-Mails an die Datenstelle). Die Aufbewahrungsfrist in der Arztpraxis für Dokumentationen (und Teilnahme- und Einwilligungserklärungen) beträgt 10 Jahre.

 

 

Zertifizierte DMP-Software

Folgender Link führt Sie zur Homepage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV). Hier finden Sie ein Verzeichnis der zertifizierten DMP-Softwareprogramme (Zulassungsliste DMP/eDMP):

Register der KBV