Die elektronische Dokumentation


 

  • Grundsätzliches zur Dokumentation

    Die standardisierte und strukturierte Dokumentation ist ein Kernelement der DMP. Sie ist die Grundlage für die Informations- und Steuerungsprozesse im Programm und Basis für die Erstellung der Arzt-Feedbackberichte und die wissenschaftliche Evaluation der Programme. Darüber hinaus dient sie als Informationsspeicher für Arzt und Patient und als Grundlage für die Vereinbarung von Behandlungszielen.

    Die Übermittlung der Dokumentationen erfolgt elektronisch mit dem DMP-Modul Ihrer Praxisverwaltungssoftware. Eine Übersicht der zertifizierten DMP-Softwareprogramme finden Sie auf der Homepage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.

    Bitte händigen Sie dem Patienten immer einen Ausdruck der Dokumentation aus. Dadurch wird der Patient noch aktiver in die Behandlung eingebunden und seine Motivation gestärkt. Zudem verfügt der Patient so über wichtige Krankheitsdaten bei Ein-/Überweisung und in Notfällen.

  • Aufbau und Inhalte der Dokumentation

    Die elektronische Dokumentation besteht aus zwei Teilen: Im indikationsübergreifenden Teil werden die grundlegenden administrativen und allgemeine medizinische Daten sowie die für die Behandlung wichtigen Komorbiditäten erhoben. Für jede Erkrankung schließt sich ein indikationsspezifischer Teil an.

    Zur Dokumentation gehören:


    Eine Erstdokumentation (mit aktueller Teilnahme- /Einwilligungserklärung) ist immer erforderlich, wenn der Patient

    • zum ersten Mal in das DMP Diabetes Mellitus Typ 2 eingeschrieben wird oder
    • während seiner DMP-Teilnahme die Krankenkasse gewechselt hat oder
    • von der Krankenkasse ausgeschrieben wurde (z.B. aufgrund von zwei aufeinanderfolgend fehlenden Folgedokumentationen) und er wieder am DMP teilnehmen möchte.

    Eine Folgedokumentation ist in allen anderen Fällen erforderlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Patient während seiner DMP-Teilnahme den koordinierenden Arzt gewechselt hat.

  • Übermittlung der Dokumentation

    Bitte erstellen Sie die Dokumentation so früh wie möglich im Quartal. Leiten Sie die vollständigen und plausiblen Erst- und Folgedokumentationen bis spätestens zum 5. des Folgemonats elektronisch an die Datenstelle weiter.

    Gehen die Dokumentationen nach dem 52. Tag nach Ende des Quartals, in dem sie zu erstellen sind, ein, so sind sie unwiderruflich verfristet und können nicht verwendet werden. Da Reminderprozesse (zum Beispiel Nachforderung von Daten) erst nach Eingang der Dokumentation bei der Datenstelle angestoßen werden, sollte die Frist für den Eingang der Daten bei der Datenstelle nur im äußersten Fall voll ausgeschöpft werden.

  • Bearbeitung der Dokumentationen in der Datenstelle

    Von der Datenstelle erhalten sie regelmäßig einen Statusbericht über alle eingegangenen Dokumentationen. Wenn die von Ihnen übermittelten Daten nicht lesbar, unvollständig oder nicht plausibel sind, informiert Sie die Datenstelle und bittet Sie, die Datenübermittlung erneut durchzuführen. Das geschieht auch dann, wenn Dateien von der Datenstelle nicht entschlüsselt werden können oder in einem inkompatiblen Format übermittelt wurden.

    Bei Fragen zur DMP-Fallbetreuung Ihrer Patienten steht Ihnen der persönliche Ansprechpartner unseres Arztpartnerservices zur Verfügung.

  • Aufbewahrungsfrist der Dokumentation in der Arztpraxis

    Bitte archivieren Sie die Dokumentationsdaten. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumentationsdaten (sowie Teilnahme- und Einwilligungserklärungen) beträgt für Arztpraxen 10 Jahre.

Ausfüllanleitungen

Ausfüllanleitung allgemeiner Teil

Ausfüllanleitung DMP Diabetes mellitus Typ 2